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6. Hábeas data en materia laboral y de prestación de servicios

6.1. El legislador no puede excluir como prueba en procesos judiciales la información contenida en el sistema único de información de personal

Se presentó acción de inconstitucionalidad contra el artículo 3 (parcial) de la Ley 190 de 1995 por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. El aparte demandado establece que la información contenida en el Sistema Único de Información de Personal, no podrá utilizarse como prueba en procesos judiciales o administrativos de carácter laboral y de ella sólo se comunicarán la identificación del funcionario y las causales de su desvinculación del servicio o de la terminación anormal de sus contratos.

La Corte consideró que el Estado puede legítimamente organizar sistemas de información que le permitan mejorar sus funciones de reclutamiento de personal y contratación pública. El uso restringido, asegura que aspectos de la hoja de vida de funcionarios o contratistas del Estado, cuyo conocimiento indiscriminado puede vulnerar la intimidad y el buen nombre, no circulen sin su autorización.

Las hojas de vida, tienen un componente personal elevado, de suerte que así reposen en archivos públicos, sin la expresa autorización del datahabiente, no se convierten en documentos públicos destinados a la publicidad y a la circulación general. En todo caso, la persona a que se refiere el sistema examinado, en los términos del artículo 15 de la Constitución Política, tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ella y que reposen en dicho archivo. La hoja de vida y la información relativa a la causa del retiro, de conformidad con la norma legal, no puede utilizarse como prueba en los procesos judiciales o administrativos de carácter laboral. La razón de ser de la prohibición, estriba en impedir que dichos datos - que reposan en el sistema único de información de personal y que permiten al Estado optimizar sus funciones de selección de personal y contratación -, puedan eventualmente ser utilizados como prueba contra el Estado y, de este modo, servir de fundamento a condenas judiciales.

El régimen probatorio en general se libra a la voluntad del Legislador. No obstante, el sistema que se establezca no puede desconocer la garantía del debido proceso y el respeto y protección de los restantes bienes y derechos constitucionales. Una pretensión pública subjetiva que integra el derecho al debido proceso es la de presentar pruebas y controvertir las que se alleguen en contra (Constitución Política. Art. 29) este respecto, las limitaciones legales relativas a la conducencia o admisibilidad de un medio específico de prueba, sólo resultan admisibles si persiguen un fin constitucional y las restricciones que entrañan son razonables y proporcionadas en relación con el mismo y las consecuencias que de éste se derivan.

La finalidad de la ley -neutralizar un medio probatorio con el fin de precaver eventuales condenas judiciales en los procesos laborales-, viola la Constitución. La finalidad del Estado es proteger y garantizar los derechos de las personas (Constitución Política art. 2) y ello no se logra ocultando la verdad que puede judicialmente establecerse mediante el acceso a sus archivos. El Estado y sus agentes, deben velar y defender los bienes e intereses del Estado. Para ello, no es necesario obstaculizar la correcta administración de justicia - que, por el contrario, debe ser secundada en su tarea -, privándola por ministerio de la ley de elementos probatorios que pueden ser útiles y relevantes a la hora de aplicar el derecho. No se alcanza a comprender cómo el sistema de información adquiere valor para sustentar el juicio del Estado con ocasión de la selección de personal y celebración de contratos y, por el contrario, éste se desvanece cuando los mismos datos se destinan a un proceso judicial en el que el primero es parte. De conformidad con lo anterior, la Corte declaró inexequible el aparte demandado. nota 1

  1. Corte Constitucional, Sentencia C-038-96
6.2. La autoridad administrativa no puede requerir información adicional a la establecida por ley a los aspirantes a ingresar a la función pública

Se presentó acción de inconstitucionalidad contra el numeral 5 del artículo 1º de la Ley 190 de 1995. El numeral demandado facultaba a la administración para establecer de manera general los datos personales, que además de los de origen legal, debían aparecer en el formato único de hija de vida de quienes aspiraran a ingresar a la función pública. Los demandantes consideraron que se vulneraba el artículo 15 de la Constitución Política que consagra el derecho fundamental a la intimidad porque difiere a la autoridad administrativa, la competencia para requerir información adicional, a la establecida por la ley en el formato único de hoja de vida. Para la Corte, cuando se trata de bancos de datos, a los cuales se aplica la técnica informática con miras a recoger, procesar y poner en circulación datos personales, que por consiguiente trascienden cuantitativa y cualitativamente el concepto clásico de archivo, la exigencia de que su creación se autorice por la ley, corresponde a una garantía mínima del derecho fundamental a la autodeterminación informativa.

No se limita el banco de datos informatizado a constituir el archivo de la entidad que refleja de manera documentada su quehacer cotidiano. La circunstancia de que el dato personal sea susceptible de circular, vale decir, de poder ser conocido por terceras personas y en contextos distintos a los vinculados a su inicial emisión, equivale a una restricción de la libertad personal que no puede ser impuesta directamente por la administración. No es suficiente que la ley autorice, de manera general o especial, la creación de un banco de datos público, cuya información personal esté destinada a circular. Los datos personales que se recogen, el tipo de tratamiento que reciben y las formas y límites de su circulación, son aspectos de una misma decisión que no deja de tener repercusiones sobre la autodeterminación informativa. La reserva de ley es tal vez una de las garantías más importantes de la intangibilidad de los derechos fundamentales. La regulación y desarrollo de los derechos fundamentales, es una materia atribuida a la ley estatutaria.

Corresponde a la ley estatutaria que regule el derecho fundamental a la autodeterminación informativa, ocuparse específicamente de determinar la forma y procedimientos conforme a los cuales la administración puede proceder a la recolección, tratamiento y circulación de datos personales, de modo que se respete la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución (Constitución Política Art. 15). Al margen de la respectiva ley estatutaria no podría la administración dar vida a un banco de datos personales destinados a la circulación ya sea dentro de la órbita pública o por fuera de ella. Según la Constitución, la recolección de datos, su tratamiento y, particularmente, su circulación, constituyen acciones que pueden afectar de manera profunda la libertad personal y, por consiguiente, están sujetas a reserva de ley estatutaria, por lo menos, en lo que atañe a la fijación de sus contornos esenciales. Por todo lo anterior, la Corte declaró inexequible el numeral 5° del artículo demando nota 1

  1. Corte Constitucional, Sentencia C-567-97
6.3. La administración puede solicitar información laboral o academica a contratistas de prestación de servicios

Se presentó acción pública de inconstitucionalidad contra los artículos 1, 2, 3 (todos parcialmente), de la Ley 190 de 1995, en lo que respecta a las exigencias de información de quienes aspiren a celebrar contratos de prestación de servicios con la administración. Señalaron los demandantes, que la información requerida violaba el derecho a la intimidad de los potenciales contratistas de servicios del Estado, dado que se refiere a aspectos propios de su vida privada, que nada tienen que ver con la relación contractual que ellos establecen con la administración pública, la cual debe regirse exclusivamente por el contrato y la ley contractual; así mismo, que eventualmente dicha información puede ser mal utilizada por el Estado, acarreando para las personas que la suministran consecuencias contrarias a sus legítimos intereses.

La Corte advirtió, en primer lugar, que la información solicitada, descrita en el artículo 1 de la ley 190 de 1995, se refiere a aspectos académicos que acredita la persona, (años de estudio, niveles de educación cursados, títulos y certificados obtenidos); a la experiencia laboral que ha acuñado, (cargos desempeñados tanto en el sector público como en el privado, y los datos que permitan constatar esa información); y aquella información que le permita a la administración determinar si la persona está o no incursa en alguna de las inhabilidades o incompatibilidades que establece la ley, aspectos todos que bien pueden ingresar en la órbita de lo público y que en nada afectan el núcleo esencial del derecho a la intimidad.

La información de carácter académico y laboral no está sustraída al conocimiento público pues con base en ella la persona se da a conocer en el ámbito social y se promociona en el mercado laboral, sin que su consignación en un sistema de información público amenace su derecho fundamental a la intimidad, mucho menos cuando ella ha sido voluntariamente suministrada por quien expresamente ha manifestado su interés de ofrecer sus servicios a la administración pública, que es lo que hace la persona natural cuando diligencia el formato único de hoja de vida que se le exige como condición previa para considerar su contratación con el Estado, o la persona natural o jurídica que en su calidad de consultor se inscribe en el correspondiente registro.

En segundo lugar, el Estado, a través del legislador, está habilitado para diseñar e imponer la utilización de esos instrumentos técnicos, que de una parte le permiten garantizar la vinculación de los más capaces y de los más idóneos a la administración, como servidores públicos o como contratistas, y de otra le permiten impulsar la realización de los principios rectores de la administración pública consagrados en el artículo 209 de la Carta, siempre y cuando el contenido de dichos instrumentos no desconozca principios fundamentales de las personas, y contemplen, ellos mismos, mecanismos de control que eviten un uso indebido de la información que los nutre. Con fundamento en lo anterior, la Corte declaró exequibles los artículos demandados. nota 1

  1. Corte Constitucional, Sentencia C-326-97
6.4. La recoleccion de datos publicos sobre las personas que aspiren a contratar con la administración no requiere de ley estatutaria

Se presentó acción pública de inconstitucionalidad contra los artículos 1°, 2° y 3° (totales) de la ley 190 de 1.995 en la que se reitera lo establecido en las sentencias C-326/ 97 y C-567/97 y se analiza el cargo según el cual los actores consideran que la preceptiva acusada viola la Constitución dado que las normas, como las presentes, deben tramitarse como leyes estatutarias dado que regulan derechos fundamentales y no como en este a través de una ley ordinaria.

La Corte determinó que la información exigida por la administración a quienes pretendan contratar con ella no viola los derechos a la intimidad y al habeas data y que la reserva de ley estatutaria se aplicaría para aquellos casos en los que la actividad regulada consiste en la recolección, procesamiento o circulación de datos personales que comprometan la intimidad de las personas, único supuesto en el cual, por verse involucrada una afectación de derechos fundamentales, resulta de mérito un mayor rigor en el ejercicio de las facultad legislativa, para garantizar el sopesamiento, reflexión y debate que se justifican por la materia a regular.

Si aquellos datos que deben suministrarse en el formato único de hoja de vida, se refieren a información de carácter académico y laboral y en general a aspectos que bien pueden ingresar en la órbita de lo público y que en nada afectan el núcleo esencial del derecho a la intimidad, resulta evidente que, por sustracción de materia, está excluida la afectación de derechos humanos de carácter fundamental, especialmente del derecho a la intimidad, por lo cual la reserva de ley estatutaria no resulta aplicable. Resulta excesivamente riguroso sostener que la exigencia legal de suministrar información académica y laboral para poder contratar con la Administración, o para vincularse a ella como servidor público, y los requisitos del posterior almacenamiento y circulación de dicha información, deban ser formulados mediante el trámite de una ley estatutaria. nota 1

  1. Corte Constitucional, Sentencia C-446-98
6.5. Obligación de los empleadores de corregir las incongruencias en la historia laboral de sus empleados

La actora presentó acción de tutela contra una Empresa Social del Estado por la demora injustificada en remitir a otra empresa la información laboral concerniente a la demandante para que ésta pueda liquidarle los pasivos laborales que le adeuda.

La Corte recordó que en el historial laboral de un empleado se encuentra registrada toda la información, positiva o negativa, relacionada con su hoja de vida, desempeño en el ejercicio de funciones como reconocimientos, llamados de atención, suspensiones. Así mismo, la historia laboral contiene la información referente al tiempo laborado, las cotizaciones a la seguridad social, los periodos de vacaciones disfrutados o pendientes, el registro de sus cesantías, nombramientos, ascensos, traslados, retiros, incapacidades, comisiones de trabajo, entre otros datos indispensables para el goce de las prestaciones laborales que nuestro ordenamiento concede al trabajador.

Por lo anterior, dijo, resulta necesario para la realización efectiva de todas las garantías otorgadas por el legislador a los trabajadores, que su historial laboral contenga información, cierta, precisa y fidedigna, y, por lo tanto, surge la prerrogativa del empleado de solicitar a su patrono, en ejercicio de su derecho fundamental de habeas data y de petición, la corrección de incongruencias en el contenido del mismo. Lo anterior, además considerando la especial protección que otorga nuestra Carta al trabajador como parte débil en la relación laboral.

La Corte concedió la tutela de los derechos al hábeas data y de petición a la actora y ordenó remitir la información concerniente en un término no superior a 48 horas. nota 1

  1. Corte Constitucional, Sentencia T-718-05

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